Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail s’est démocratisé. Que son recours soit temporaire ou qu’il ait vocation à se généraliser, il est important de savoir comment engager son entreprise vers le télétravail et donner à ses salariés les meilleures conditions pour le travail à distance.

L’année 2020 a marqué un tournant majeur dans le développement du télétravail.

Ponctuel ou à plein temps, il permet à vos salariés d’exercer leur activité professionnelle à distance, hors de l’environnement de l’entreprise, généralement à leur domicile.

Le travail à distance s’est largement démocratisé depuis la crise sanitaire, alors qu’il était jusque-là relativement peu répandu en France. Selon une définition large du télétravail, on comptait environ 1,8 million de télétravailleurs en 2017, soit 7 % des salariés. Le confinement a fait exploser ce chiffre : un quart des salariés était considéré en télétravail à la fin mars 2020.

S’il s’est avéré être une alternative bienvenue à l’heure du confinement, il peut être intéressant de le généraliser, si l’organisation de l’entreprise le permet.

Le télétravail comporte en effet de nombreux avantages pour l’employeur comme pour les salariés :

• continuité de l’activité,
• gain de productivité,
• gain d’autonomie,
• gain de temps.

Mais possède aussi des inconvénients comme :

• des problèmes de communication,
• du stress,
• une réduction de la frontière entre vie privée et vie professionnelle.

Le recours au télétravail peut également induire d’autres inconvénients pour l’employeur. Par définition, la distance est en effet un frein en matière de management : l’autorité managériale peut se réduire, induisant une diminution du contrôle. Encourager le télétravail, c’est faire confiance à ses salariés.

Aussi, l’environnement de travail et le matériel informatique des salariés étant disséminés aux domiciles des télétravailleurs, des consignes relatives à la sécurité informatique et des données sensibles devront être communiquées :

• changer régulièrement les mots de passe,
• sauvegarder les productions sur un espace de stockage sécurisé,
• se connecter à des réseaux privés,
• limiter le recours au matériel aux usages strictement professionnels.

Si toutes les organisations ne se prêtent pas au télétravail régulier, il est essentiel de bien l’appréhender quand il est adapté et voué à devenir une norme.

Préparer vos salariés, trouver les bons outils, mettre en place les bonnes pratiques : le développement du télétravail demande une nouvelle organisation et nécessite le déploiement d’outils de collaboration à distance pour maintenir l’activité entre salariés télétravailleurs et salariés en présentiel.

En effet, vous l’avez sans doute déjà observé, sans les échanges quotidiens même les plus informels, les informations peuvent se perdre et la communication se dégrader.

Pour ne pas endommager les niveaux d’informations entre collaborateurs, il est essentiel de déployer des outils collaboratifs : outils de visioconférence, de messagerie, de réunions à distance… De nombreuses solutions existent pour faciliter les échanges et le travail d’équipe à distance.

En même temps, c’est toute l’organisation et les méthodes de travail qui doivent être adaptées.

S’il est important de maintenir les échanges, il est également essentiel d’adapter le management.

Installer une routine hebdomadaire avec l’organisation de points d’équipe récurrents permet de garder le lien, de balayer l’ensemble des sujets en cours, d’identifier des potentielles difficultés rencontrées et de préserver la bonne qualité des productions.

Vous devez également vous assurer de bien équiper l’ensemble de vos collaborateurs.

L’employeur est chargé de fournir l’ensemble des équipements nécessaires au télétravail de son salarié et est responsable des coûts liés à la perte ou à l’endommagement du matériel utilisé.

Ces appareils, qui constituent le poste de travail du salarié, doivent être listés par écrit.

L’ordinateur

Qu’il soit fixe ou portable, l’ordinateur est l’outil indispensable pour le télétravail. Avoir un poste performant est nécessaire pour la production, les réunions à distance et les échanges quotidiens avec ses collaborateurs.

L'ordinateur portable

Il est utile pour les salariés en mobilité, notamment ceux qui partagent leur semaine entre journées en présentiel et journées en télétravail.

Même si le télétravail n’est que ponctuel, il peut être judicieux de proposer un écran secondaire, notamment afin de réduire la fatigue oculaire. Le double écran oblige également à avoir une posture dynamique du haut du corps et empêche de rester la tête penchée sur l’ordinateur portable.

L’ordinateur fixe

Pour les professions qui produisent des fichiers volumineux, un poste fixe est recommandé pour sa vitesse, sa capacité de stockage, et sa puissance. Il est aussi plus aisé d’opérer des réparations sur des postes fixes, les pièces étant plus faciles à trouver et les sociétés de réparation plus nombreuses.

Les accessoires

Souris, clavier, câbles, écouteurs, etc. Tous ces équipements sont à considérer. Un casque peut permettre de se couper des bruits ambiants et parasites et d’avoir une bonne qualité de micro en vue des réunions virtuelles. Aussi, il est d’usage de fournir des équipements tels que la chaise de bureau, pour permettre aux salariés de bénéficier d’une posture idéale, trop souvent négligée quand il s’agit de travailler de chez soi.

Enfin, certaines entreprises ont fait le choix de participer aux frais fixes induits par le télétravail, comme la connexion internet.

Le télétravail est propice aux douleurs physiques liées à de mauvaises prédispositions pour le travail à domicile.

Dès lors, voici quelques bonnes pratiques à partager à vos collaborateurs :

• Bouger au moins toutes les deux heures, voire toutes les heures.
• Se créer ou choisir un espace dédié uniquement au travail. Cela aide à être dans les meilleures conditions pour se concentrer, donc de travailler plus rapidement et efficacement. Cela permet aussi de décrocher plus facilement en fin de journée.
• Éviter de s’installer dans un environnement non adapté (canapé, fauteuil, lit) pouvant être source de maux de dos et de douleurs articulaires, notamment au cou, poignets, ou avant-bras.
• Faire attention à la luminosité afin d’éviter une fatigue des yeux liée à la surexposition aux écrans et au manque de luminosité. Pour cela, il est conseillé d’atténuer au maximum le contraste entre l’écran et le reste de la pièce en s’exposant au maximum à la lumière naturelle.

Si le télétravail constitue une belle opportunité et une solution adéquate pour votre entreprise, il n’en demeure pas moins important d’y associer de nouvelles méthodes de collaboration et de faire en sorte que vos salariés soient bien équipés.